Cuando se trata de los Sistemas de Gestión de Centros de Distribución (WMS en Inglés), las estadísticas son tanto impactantes como generadoras de ideas. Aquí están los números que usted necesita conocer. Los centros de distribución son construidos alrededor de números, desde los metros cuadrados que mide la instalación, hasta cuántas filas de racks o estanterías se requieren para almacenar los productos (SKU), hasta la cantidad de pedidos procesados en la instalación en un día. Este artículo comenta aquellos números asociados con el WMS que usted no ve en los folletos de mercadeo de los vendedores de WMS, y lo pone a pensar antes de comprar y comenzar a implementar. Es una ayuda para no dar pasos en falso.

Si usted mira la televisión, puede serle familiar el show de la CBS “NUMB3RS”. Rob Morrow, protagoniza a un detective del FBI que es ayudado por su hermano matemático a resolver robos bancarios y homicidios. El show representa cómo, uniendo el trabajo de FBI y las matemáticas, se obtienen revelaciones y respuestas inesperadas a las más desconcertantes preguntas criminales. Permítanos darle una mirada a estas relaciones numéricas en su centro de distribución.


30 Por ciento

De acuerdo con el “Benchmarking Warehouse Performance”, un estudio efectuado por el Instituto de Tecnología de Georgia, Atlanta, menos del 30 por ciento de los almacenes es eficiente. Esto probablemente dice en forma directa por qué usted lee este artículo.

Al mismo tiempo, cerca del 30 por ciento de los 600.000 centros de distribución en los Estados Unidos, tienen un sistema WMS instalado. Como dice el tipo del show de televisión, “Hmm… ¿Qué nos dicen los números?”. Sólo 30 por ciento de los almacenes es eficiente y el 30 por ciento de los centros de distribución tienen un sistema de WMS instalado. ¿Ve usted una correlación? Pues mantenga la calma; resolver los crímenes suele ser más difícil de lo que a veces parece al comienzo; no siempre se trata del mayordomo.

Esos números insinúan que podríamos resolver los “crímenes” que suceden en el 70 por ciento de los centros de distribución. Aunque no sean robos bancarios ni homicidios, ellos implican pérdida de dinero y gente que resulta lesionada. En realidad, a diferencia de los crímenes que le toca resolver a Morrow, la información abunda en temas de logística. Mi punto es éste: Hay mucha información allá afuera sobre cómo hacer a su almacén más eficiente, pero de lo que usted necesita darse cuenta es de que “no es lo que usted sabe lo que cuenta, sino lo que usted hace con lo que sabe”. Muchos de ustedes ya saben que su almacén es ineficaz, pero por alguna razón, no han podido hacer nada radical al respecto. Y es que el asunto no es fácil, como tampoco los crímenes de “Numb3rs”.

Asumamos que usted hace parte del 70 por ciento que procesa sus pedidos a través de un centro de distribución que califica de “ineficaz”, y usted es también parte del 70 por ciento que no ha instalado un sistema de WMS. Permítanos mirar las posibles razones que usted ha tenido para no utilizar un WMS.
 

• Su centro de distribución no es lo suficientemente grande.
• Usted no tiene suficientes personas, ni órdenes, para justificar una inversión tan grande.
• Su departamento de IT no está preparado para un proyecto de WMS.
• Quizás usted ha estado investigando acerca de sistemas WMS por años cuando asiste a ferias comerciales, leyendo artículos de la industria y hablando con proveedores, pero usted todavía no ha tomado una decisión ni ha comprado un sistema.
   

Las razones son interminables, pero una común se fundamenta en analizar los siguientes dos números: De U$100,000 a U$500,000.

Una compañía invertirá típicamente entre $100.000 y $500.000 sólo para el software, cifras que no se pueden presentar a un directorio sin el debido análisis de retornos, tarea ardua si se tienen pocos números de su operación, y poco tiempo para sentarse a analizarlos.

220

Existen más de 220 proveedores de WMS. ¿Cómo puede cualquiera tomar una decisión bien informada y escoger al socio correcto del negocio con tantas opciones? Un buen camino es buscar ayuda en consultores con experticia en WMS.

Créalo, los consultores proporcionan una evaluación imparcial de sus procesos y potenciales proveedores. Ellos no tienen lazos emocionales con la forma actual en la cual usted procesa sus transacciones. ¡Muchas compañías no cambian suficientemente sus procesos porque no se atreven a romper los antiguos paradigmas! Y siguen repitiendo las mismas ineficiencias, quizás a mayor velocidad.

Tratar de transformar su almacén en un moderno centro de distribución, realmente no es algo que usted quiera hacer solo. Piense acerca de su almacén, por un segundo. Su almacén proporciona el combustible para que la organización pueda funcionar. Usted puede quejarse acerca de los altos precios del combustible para su automóvil, pero el combustible que hace correr a su centro de distribución o su cadena de abastecimiento es tan costoso, que su valor se ubica entre el 6 y el 20 por ciento de la venta anual de su organización. En términos sencillos, una organización de U$100 millones utilizará entre U$6 y U$20 millones de combustible para los almacenes.

Veamos el valor verdadero de ese combustible, el inventario.

Permítanos asumir que en su organización se hacen 4 centavos por cada dólar, lo que significa que por cada U$100 del inventario perdido, ya sea por daño, rezago, robo, etc., la compañía debe generar U$2.500 en nuevas ventas, para reemplazar los U$100 del inventario perdido. Piense acerca del esfuerzo que sus ejecutivos de más alto salario deben ejercer para generar U$2.500 de valor en ventas. No es secreto que las personas de más alto salario dentro de su organización son los vendedores. Piense acerca de por qué ellos son los mejor pagados en la compañía. Principalmente, porque son necesarios un mínimo de cinco visitas para hacer una venta, y cuesta tres veces más retomar un cliente anterior que mantener un cliente ya existente.

Como una persona del área operativa, usted puede pensar que los vendedores son innecesarios y que le causan toda clase de dolores de cabeza. Pero en realidad, nada sucede hasta que alguien venda algo. Además, los vendedores no pueden realizar en forma efectiva ni eficiente sus trabajos, si no conocen lo que hay en el inventario. Por eso es necesario ser efectivos al momento de innovar en sus procesos de almacén, por ejemplo, involucrando a un consultor experto en el proceso de seleccionar un sistema que se ajuste a sus necesidades actuales y sus requerimientos futuros. Un error grave es sub dimensionar los flujos futuros de su nuevo almacén … ¡y darse cuenta que la tremenda inversión que acaba de realizar hace 3 años ya no da abasto para atender los pedidos de sus clientes!

Los próximos tres números relacionados a los sistemas WMS también impresionan mucho.

30, 42 y 56

Un promedio superior al 30 por ciento de las implementaciones de WMS, falla. Sólo 42 por ciento se implementa dentro del presupuesto. Y 56 por ciento de las implementaciones se retrasa.

Cuando usted suma el hecho de que le toma de nueve a doce meses implementar el WMS, y entre 24 a 36 meses recibir el retorno de su inversión, se comprende que elegir el WMS y el proveedor, sea una decisión difícil.

Otro ejemplo de una decisión poco acertada al invertir en un sistema WMS, es implementar este sistema primero en su centro de distribución corporativo.

Típicamente localizado en la sede de la compañía, los ejecutivos a menudo quieren implementar el WMS en donde ellos puedan observar su progreso. Y como el centro de distribución ubicado en la sede es generalmente el más grande, los ejecutivos piensan que obtendrán un retorno más rápido debido al volumen. ¿Pero qué sucede cuando el centro principal estornuda? ¡Se convierte en un resfriado en toda la organización!

Fíjese en FoxMeyer, WebVan, Adidas, Nike, Builders Plumbing Supply, Toy’s R Us, y muchos otros. Tres de esas compañías ya no están en el medio, dos sufrieron una caída del 20 por ciento de sus acciones, y una renunció y entregó sus procesos a un operador logístico a causa de un sistema de WMS.

Entonces ¿hay que olvidarse de los WMS? ¡Claro que no! Pero como todo en la vida, es necesario sopesar adecuadamente los más y menos del proyecto y evaluar y planificar prudentemente el proyecto.

Veamos la otra cara de la moneda: los siguientes números muestran las justificaciones de un WMS.

300 contra 1

Su personal que introduce datos con teclados, produce un error cada 300 pulsaciones. Con esquemas de escaneo por Radio Frecuencia (RF) que reducen los errores a uno por cada tres millones de escaneos. Piense acerca de la certeza de su inventario. Ahora piense acerca de su departamento de recepciones. ¿Cuántas tecleadas hacen en un día?

1 hora

Su personal de “Almacenamiento” gasta por lo menos una hora al día buscando ubicaciones para guardar el producto. Esa hora, será eliminada inmediatamente gracias al almacenamiento dirigido.

50 por ciento

El sistema de tareas dirigidas para la recogida de productos reducirá el tiempo de viaje de los montacargas en por lo menos un 50 por ciento. Y el 50 por ciento del proceso de recogida consiste en viajar hacia y desde las ubicaciones. Los procesos de recogida de productos representan el 50 por ciento de los costos de labor del centro de distribución.

35 por ciento

Usted puede esperar obtener hasta un 35 por ciento de reducción en sus gastos operativos.

27 por ciento

El costo de manejo de inventario es generalmente cerca de 27 por ciento menos en un ambiente automatizado.

99 por ciento

La exactitud del inventario aumenta considerablemente gracias a las verificaciones en línea de los productos y ubicaciones, y a técnicas de conteo cíclico aplicadas “transparentemente” durante el proceso gracias a la tecnología RF y tareas dirigidas de los WMS. La exactitud promedio con WMS es del 99%.

98 por ciento

La exactitud de despachos mejora al menos en un 5 por ciento. La exactitud promedio con WMS es de al menos 98%.

Cero

Después de que el sistema sea implementado, usted tendrá que realizar cero inventarios. Sin embargo, quien le diga que usted puede ir en vivo sin un conteo del inventario físico, está chiflado, y usted debe hacer un inventario físico adicional, de pared a pared entre seis a ocho meses después de la implementación. Pero, en ese punto, la curva de aprendizaje habrá pasado y todos entenderán el valor de mantener un inventario exacto. Desde ese punto en adelante, los inventarios físicos no serán necesarios.

Una mirada a estos números puede ser una ayuda para estimularlo a evaluar seriamente un sistema WMS, pero sé que muchos de ustedes continuarán reuniendo los datos y llevándoselos a gerente, vicepresidente, presidente, etc., recibiendo de ellos un rechazo a la idea de inversión en un WMS. Dígales además que un sistema de WMS también logra:

• Reducir el costo total de despacho por unidad.
• Reduce el número de faltantes o fallas de inventario (out of stocks).
• Mejora la exactitud de despacho y las entregas a tiempo.
• Aumenta la rentabilidad por pedido de despacho y por cliente.
• Reduce el costo de servicio de atención al cliente.
• Reduce los costos de comunicación telefónica.
• Aumenta las ventas.
   

Ahora, es el momento de dar una seria mirada a su operación. Con la continua mejora de la economía vienen más pedidos de clientes. Con más pedidos vienen más recepciones, más inventario, más personas y más ajustes del inventario a causa de personal inadecuadamente entrenado y procesos ineficaces que finalmente significan más devoluciones y menos dinero agregado a su rentabilidad.

Última Línea

No quiero que piense en este como un artículo fatalista, pero quiero cerciorarme de que usted obtenga, no sólo las buenas noticias acerca de esta tecnología, sino también la verdad. Muchos vendedores de WMS quieren que usted crea que su compañía experimentará los beneficios de WMS relativamente rápido, después de que salga en vivo. En realidad, a lo sumo tomará dos años. Los beneficios pueden ser experimentados más rápido con un sistema más pequeño, en una ubicación más pequeña. Instalar un WMS en una sucursal ofrece la oportunidad de evaluar cuáles procesos necesitan ser rediseñados completamente y qué tipo de entrenamiento será requerido para asegurar el éxito. Lo más importante, previene las disrupciones de servicio y fallas en los despachos a sus clientes.

Proteger a sus clientes debe ser su primera prioridad al comprar e instalar un sistema de WMS. Hoy el desafío comercial más serio, no es seleccionar y aplicar nuevas tecnologías, conseguir el capital, o emplear a las personas correctas. Hoy la mayoría de los desafíos más serios del negocio se refieren a la escasez de clientes. La llave del éxito en su organización está en saber aprovechar la escasez, no importa cuándo o dónde aparece.

Los procesos logísticos de su organización tienen espacios considerables de mejora – eso siempre es válido – y es su responsabilidad como gerente el encontrarlos y transformarlos en oportunidades y luego en fortalezas. Apoyarse en los expertos es una buena idea, si los sabe seleccionar. No olvide mirar buenas experiencias a su alrededor.

ACERCA DEL AUTOR

Agradecimientos a IDII.s Rene Jones es el fundador de Total Logisitics Solutions Inc., una eficiente compañía de consultoría para gestión eficiente de centros de distribución. Jones puede ser ubicado en el teléfono (818) 353-2962 o vía correo electrónico: rene.jones@logisticsociety.com  O en el sitio Web: http://www.logisticsociety.com