En las rutas urbanas, especialmente en las ciudades grandes (que en Chile son muy pocas), se presentan las mejores oportunidades de reducción de costos, ya que la misma carga se puede repartir teóricamente en menos vehículos. Este ahorro se genera principalmente por dos razones: al optimizar el recorrido, cada vehículo alcanza a hacer más paradas por viaje, por lo tanto se necesitan menos vehículos para repartir toda la carga.  El otro es que, al consolidar la carga y tomando en cuenta el recorrido, también se hacen rutas mejores en términos de distancia recorrida y tiempo de viaje. El ahorro proviene de usar menos vehículos y marginalmente recorrer menos kilómetros. Estos efectos en ciudades pequeñas son prácticamente nulos, ya que en esas ciudades no hay tantas alternativas de recorridos dentro de sus calles. Lo mismo aplica a las rutas entre  ciudades o “intermunicipales”, ya que en Chile no hay muchas alternativas a la popular “Ruta 5”.

 

En todo caso, aquí la oportunidad de ahorro la tiene el transportador (el 3PL) que sí puede tener mayores alternativas de consolidación de carga-destino. Lo que está claro, es que no son las mismas oportunidades de otros países donde existe una red vial que presenta muchas alternativas para recorrer su territorio.  En el caso de los operadores logísticos y transportadores, además está el beneficio de simular el impacto de nuevos contratos antes de presentar la propuesta al cliente, y además, respaldar esa propuesta con informes muy sólidos de la simulación. De hecho, este es el principal uso que le dan a los SDR los grandes transportadores del mundo.

 

Una primera observación que debe tenerse muy clara es que el beneficio operacional no siempre se convierte directamente en un beneficio económico. Supongamos que usted usa diariamente 20 vehículos para repartir en la Región Metropolitana, y que usando un SDR puede hacer el mismo reparto con 16 vehículos, es decir, tiene un “beneficio operacional” de 20%.

 

Pero resulta que usted paga al transportista sólo en función de los kilos que transporta, y por lo tanto su ahorro económico fue nulo, ya que repartió los mismos kilos de antes. Si por el contrario, Usted paga solamente por la cantidad de viajes, entonces, su ahorro económico fue también de un 20%.

 

Normalmente se usan dos tipos de mapas digitales: unos nacionales rurales de escala 1:250.000 y otros urbanos o “nivel de calles” en escala 1:1.000. Los mapas deben contener información útil para el SDR, como: sentido de las calles; restricciones de viraje en cada intersección; clasificación de las vías por tipo (calles secundarias, avenidas, autopistas urbanas, autopistas nacionales, etc.) de manera que en el SDR se puedan gestionar las velocidades promedio (es impracticable hacerlo vía por vía), y se puedan representar en colores según su tipo; así como muchos detalles más.

 

Un tema vecino al de los mapas es el de la “georeferenciación”, entendiendo por esto la tarea de encontrar los datos de Latitud y Longitud de los orígenes y destinos (plantas, depósitos, centros de distribución, clientes, locales, etc.), de manera que puedan ser localizados en el mapa digital. Existen varias formas de hacerlo: se puede enviar a alguien con un navegador a tomar las posiciones punto por punto, lo que no es un mal sistema si cuenta con el navegador y son pocos puntos, y justifica la visita con alguna otra tarea (encuestar ventanas horarias, por ejemplo).

 

Se puede hacer punto por punto en portales de la Web como “dmapas.cl” y “mapcity.cl” a partir del código postal, de la dirección, y en algunos casos a partir del número telefónico, lo que resulta lento, pero efectivo, aunque pudiera no cubrir todos los puntos; si son muchos puntos a georeferenciar, puede enviarlos en un archivo Excel o un plano a estas empresas de servicios u otras similares, y contratar la georeferenciación del lote, que normalmente debe incluir la normalización de direcciones. También puede “pincharlos” en su mapa digital. Es normal que no se resuelva el 100% de los datos, ya que en su listado puede haber direcciones inconsistentes o indescifrables.

 

Es necesario georeferenciar también los nuevos clientes que surjan en la empresa, que normalmente vienen junto al primer pedido. Si en su negocio hay nuevos clientes cada día, es posible que no alcance a georeferenciarlos antes de hacer el despacho, y por lo tanto tendrá que contemplar esta situación en el SDR para que el pedido se despache oportunamente de todas formas.  Esto se logra usando puntos genéricos o comodines, que deben ser automáticamente asignados a estos clientes sin latitud y longitud antes de la planificación de las rutas. 

 

Uno de los primeros pasos en la configuración es definir las unidades logísticas de la carga: es necesario cubicar la carga en las mismas unidades que se “cúbica” o calcula la capacidad de los vehículos, de manera que el SDR sepa cuántos pedidos puede asignar a cada camión antes de llenarlo. Típicamente se usan Kilos, Metros Cúbicos y Pallets. Pero puede no ser tan fácil como suena: En muchas empresas el registro de pesos y volumen por SKU o unidad logística de despacho no es muy exacto, y esto resulta en que el SDR propone meter en un camión una cantidad de carga que no cabe.

 

Otra dificultad es que pueden usarse estibas o pallets de distinto tamaño, lo que complica la cubicación del camión, especialmente si no todos los tamaños se pueden apilar (hay casos en que las estibas del producto A se puede apilar siempre, pero las del producto B sólo pueden ir encima, no debajo; o en el camión caben dos pallets del producto A, pero no dos del B, etc.).

 

Son detalles que deben tenerse en cuanta al momento de evaluar el SDR y al momento de estimar las horas que demandará su implantación. Un gran tema de los SDR son las ventanas horarias, las horas en que los destinos reciben o prefieren recibir los pedidos. Una tentación inicial es preguntarle al área comercial o a los recepcionistas de todos los destinos a qué hora quisieran recibir sus pedidos. El resultado son montones de ventanas horarias para cada día, que además de restar mucha optimización, son inmanejables al momento de gestionar el nuevo sistema.

 

Acá recomiendo ser muy prudente, no crear muchas expectativas, definir una ventana genérica muy abierta para la mayoría de los destinos (8:00 a 20:00, por ejemplo), e identificar certeramente cuáles son los destinos que realmente deben tener una ventana de entrega más restringida.

 

Esta ventana puede estar definida por la preferencia del cliente o destino (tiene horario de recepción, siempre necesita la mercadería temprano, los pubs sólo están abiertos al final de la tarde, etc.), pero también pueden venir de restricciones viales. Haga un estudio acucioso y prudente de estas restricciones, 

 

y comience por un esquema de pocas exigencias, para ir aumentándolas paulatinamente, mientras usted evalúa el impacto. En el caso de entregas a locales o depósitos propios, una buena configuración de ventanas horarias puede producir buenos beneficios de eficiencia en los destinos, al permitirles una mejor planificación de las recepciones.

 

Como en todo proyecto informático, el tema de las interfases debe ser tomado con cautela. En el caso de un SDR son típicamente dos: al SDR deben entregarse los datos de los movimientos (pedidos, solicitudes de transporte, solicitudes de recogida, etc.) a planificar, y, eventualmente si no se mantienen en las tablas del SDR, los clientes asociados a esos movimientos (se podrían no mantener en el SDR para reducir el tiempo de proceso previo al enrutamiento, cuando el universo de clientes o puntos es demasiado grande). Por otro lado, la salida principal del SDR son los pedidos o movimientos agrupados por ruta o viaje, que alimentan al WMS (Warehouse Management System) para que ejecute el proceso de picking, seguramente cada ruta se transformará en una ola de picking.

 

Debe tenerse especial cuidado, pues al usar un SDR aparece un dato nuevo: la hora esperada de salida de cada vehículo. Debe verificar que su WMS y sus procesos logísticos puedan asumir esta responsabilidad. Mantenga siempre las interfases simples. Tenga en cuenta que hay datos que usted espera ver en un reporte de salida del SDR, pero que para eso deben ser alimentados en la entrada.

 

Algo muy importante para tener claro en los SDR: normalmente el mejor resultado de planificación no es automático, sino que requiere de una leve intervención del operador. Para lograr esta participación activa del operador-planificador, hay que poner acento en el entrenamiento y definir criterios claros para que no se pierda entre tanto dato a evaluar. 

 

El consejo es claro: concéntrese en lo principal, acepte que el software no resolverá todos los casos, y mantenga el sistema, especialmente las interfases, simples. Una vez que el sistema esté estabilizado y haya madurado su uso, vuelva al ataque para ver cómo resuelve las excepciones y todos esos “casos raros- que son tan comunes en nuestra querida Latinoamérica. Y acepte las mejores prácticas que le proponga el proveedor del SDR.

 

Los sistemas GPS y sistemas In-Cab son un excelente medio para verificar que las rutas planificadas se ejecutan en al calle. Sin embargo, debe tener presente lo siguiente: si tiene clientes o destinos en el centro o en un mall (varios), no podrá detectar si el vehículo llegó y cuánto tiempo estuvo ahí.

 

Debe contar con un software que compare sencillamente (porque la cantidad de datos puede ser abrumadora), las rutas planificadas con las rutas reales. Lo ideal es calcular indicadores (KPIs) y trabajar a partir de ellos. Existen otras alternativas que pueden servir en algunos casos, como el uso de etiquetas en los destinos. Es un tema a revisar con prudencia.

 

Un efecto muy de fondo en la optimización del transporte de reparto a clientes o puntos de venta, es que finalmente las rutas están muy influenciadas por las rutas de los vendedores. Pero como todo proyecto, parte importante del desafío es el manejo del cambio. No lo subestime y prevenga los efectos en todos los agentes del proceso: chóferes, auxiliares, personal de bodega, clientes, etc., y adminístrelo.

 

La tecnología está en el mercado para hacer más eficientes nuestras operaciones logísticas. Formulando bien los proyectos, con objetivos y expectativas claros, organizándolos con la gente idónea, seleccionando el proveedor adecuado, sin duda puede conseguir excelentes beneficios.

 

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